Todo lo que necesitas saber sobre la burocracia del programa de movilidad

Nota: este artículo toma como base los requerimientos de la Universidad Rey Juan Carlos de Madrid en España. Estos procedimientos son similares y prácticamente idénticos en muchas universidades, pero puede haber procedimientos, tiempos de entrega, papeles y convocatorias que varíen.

Antes de nada

Desde Discordia hemos realizado esta guía porque sabemos que a los estudiantes les cuesta estar al día y entender cada paso necesario para realizar la movilidad de Erasmus. Aquí pretendemos explicar para qué sirve cada papel, cómo hay que rellenarlo y algunas recomendaciones. En general, toda esta información se puede encontrar en la página de la universidad, pero es cierto que no es tan amigable. Como Discordia no es una fuente oficial de la Rey Juan Carlos, invitamos a contrastar toda esta información con la página de Internacional y, si surgen dudas, preguntar desde el correo de la universidad a internacional.out@urjc.es.

Queremos tranquilizar a los estudiantes y decirles que, normalmente, todas las cosas de la URJC van con retraso. La charla informativa, que suele ser uno de los primeros días de diciembre, siempre dicen que la subirán al día siguiente y al final resulta ser la semana siguiente. La publicación de destinos siempre tarda más de lo esperado y suele coincidir con las Navidades, cuando la oficina internacional está de vacaciones y no responderá correos. A veces es normal no recibir respuesta en semanas, pero si surgen dudas, siempre es mejor ser insistente que quedarse atrás. Aun así, hay que intentar no agobiarse, mientras se esté siempre al día de nuevas actualizaciones, lo cual se puede saber siguiendo a las cuentas oficiales de Relaciones Internacionales de la URJC (en Twitter y en Instagram) o a cuentas de difusión de información estudiantil como @tinder.urjc.

Documentación pre-Erasmus

La primera semana de diciembre, como comentábamos antes, siempre hay una charla con información sobre la movilidad internacional. Aquí explican las fases, las becas y los créditos necesarios, entre otras consideraciones. Puede ser beneficiosa para saber si Erasmus es para ti. Si queréis ver la que publicaron el 10 de diciembre, pinchad aquí.

Os resumimos lo más importante: el dinero mensual de la beca Erasmus depende del coste de vida de cada destino. La URJC ofrece ayudas extra para estudiantes con discapacidad y refugiados. Además, los estudiantes con dificultades económicas que sean beneficiarios de la beca MEC tienen una ayuda mensual de 200€ extras mensuales. Por otro lado, están las becas financiadas por el Banco Santander, a las que se aplica automáticamente al aplicar a Erasmus. Estas consisten en un dinero extra según la nota media de expediente de un curso y el año anterior.

Ayudas económicas del programa Erasmus+. Internacional URJC

Lo primero de todo es apuntarse a Erasmus. De esta forma indicas que estás interesado en la movilidad. Luego tendrás un tiempo para echarte atrás sin que haya ningún tipo de sanción. Debido a la COVID-19, en el año 2020 no se penalizó a la gente que se echó atrás fuera de plazo. Es probable que en 2021 pase lo mismo. El plazo para apuntarse al proceso de movilidad Erasmus/Munde finalizó el 15 de enero. 

Alumnos de doble grado

Si cursas un doble grado, es obligatorio elegir con qué grado irse. Para ello, ten en cuenta los destinos de cada carrera, los requisitos de idioma y el tiempo de movilidad (algunos pueden solo ofrecer su movilidad el primer o segundo semestre). La nota media de cada grado no es importante, pues hace la media de los dos grados.

Se malinterpreta que al cursar el doble grado tienes derecho a hacer dos años de Erasmus, si eliges un grado distinto cada año. Lo cierto es que el total de tiempo que puedes estar de Erasmus son 10 meses (dos semestres), que puedes dividir en uno o dos cursos. De esta forma, si te vas un año entero con Erasmus, no podrás acceder a esta movilidad con tu otro grado al año siguiente, pero podrías realizar otra movilidad, como por ejemplo Munde (fuera de la Unión Europea) o SICUE, que es un convenio a nivel nacional.

Es obligatorio tener superados 54 créditos, pero se puede tratar de negociar si no hay posibilidad de convalidad tantos créditos. Si estás cursando segundo para hacer una movilidad en tercero, suele suponer haber aprobado todo menos una asignatura. El número idóneo de créditos por semestre son 30 ECTS. Todos los alumnos deben elegir entre irse el primer semestre (del 1 de septiembre al 31 de enero), el segundo semestre (del 1 de febrero al 31 de junio) o cursar el año entero, en cuyo caso tendrías que haberte matriculado al primer semestre y luego elegir la ampliación de estancia. Hay destinos que no permiten ampliación de estancia.

Cabe destacar que las primeras listas que se publican son siempre provisionales, hasta que se publica una segunda que es la definitiva, ya sea de estudiantes aceptados a la movilidad o de destinos. Por ello, los destinos pueden cambiar incluso una semana antes del proceso de adjudicación, que suele ser a finales de enero. En 2021, el proceso de adjudicación se está desarrollando a mediados de febrero, de nuevo tomando como referencia la URJC.

Certificación de idioma

En la lista de destinos, cada uno tiene su requisito de idioma. En su mayoría, se debe presentar un certificado oficial del idioma en cuestión, sea alemán, francés, inglés o italiano. Aquellos que cursan titulaciones en inglés o que postulan a una plaza de habla hispana no necesitan ese certificado. La URJC siempre ofrece una prueba de idioma en diciembre y dispone los resultados para la primera quincena de enero. El certificado de idioma se presenta en la adjudicación de plaza, que este año se realiza online.

Adjudicación de plazas

Debes realizar una lista de preferencia de universidades, no destinos, puesto que en algunos destinos hay varias universidades. De una forma similar a la lista de acceso a la universidad, se te concederá la primera que haya en tu lista si quedan plazas y cumples los requisitos de idiomas. El número de plazas por destino es anual a menos que se indique lo contrario, lo que significa que si se hace una ampliación de estancia se están ocupando dos plazas en total. El orden de adjudicación es siempre por nota media de expediente.

En el proceso de adjudicación hay dos periodos. El primero es el regular, y el segundo es para aquellos que no han tenido plazas para sus destinos preferentes o que no tenían el certificado de idioma correspondiente en la primera convocatoria. En la movilidad regular se indica si la movilidad se realiza el primer o segundo cuatrimestre: no es necesario esperar al segundo periodo para los que quieran cursar el segundo cuatrimestre fuera. Dicho esto, solo aquellos que se van en el primer cuatrimestre pueden aspirar a la ampliación de estancia.

Este año, el proceso de documentación será completamente digital, por lo que se presentarán muchos documentos en PDF. A veces la plataforma los convierte automáticamente a PDF y a veces debes hacerlo tú. Desde Discordia recomendamos escanear los documentos o imágenes con aplicaciones de móvil como ClearScaner. Es requisito indispensable tener la firma electrónica. También hay páginas web para hacer tu Learning Agreement online.

Acuerdo Académico (Learning Agreement)

Al principio, este documento puede asustar por la cantidad de datos desconocidos a rellenar (como el código de Erasmus o el ciclo de estudio). Recomendamos leerlo todo tranquilamente. En la página final viene un glosario que explica lo necesario para rellenarlo. Debe ser firmado por el coordinador del grado (por ejemplo, Marketing). Hay una lista de todos los coordinadores en la página web de la universidad. Es mejor ponerse en contacto con ellos en cuanto se tengan claras las asignaturas, pues suelen tardar en contestar. Hay universidades de destino (es decir, a la que se asistirá en el extranjero) que piden que se rellene un Acuerdo Académico adicional para su proceso burocrático. Es importante estar al día de las fechas a las que se debe aplicar a la universidad de destino, por lo que recomendamos estar en contacto con el departamento internacional de ambas universidades.

Acuerdo de Convalidación/Equivalencia 

Para muchos, este es el proceso más complicado. Se pueden elegir asignaturas de diferentes cursos (de tercero y de cuarto, por ejemplo), mientras tengan cierta similitud con las que se van a cursar en la universidad de destino, aunque hay excepciones. Se trata de entablar un diálogo constante con el coordinador del grado en la URJC y la universidad de destino, por si hubiera problemas. Para esto, a veces es importante saber el código de número de cada asignatura. Cada universidad tiene una de libro de asignaturas en su página web y en PDF donde ponen el número que tiene cada asignatura. El libro de asignaturas de la URJC está aquí. Los alumnos de doble grado pueden llevarse hasta dos asignaturas del grado con el que no se van, y debe tener el visto bueno del coordinador del segundo grado.

Ejemplo de un documento relleno de Acuerdo de Equivalencia. Sofía Kofoed

Documentación durante Erasmus

Certificado de llegada 

Los periodos de movilidad están establecidos, pero cada universidad de destino puede ofrecer unos meses distintos. Lo habitual es que sean de septiembre a enero y de febrero a junio. Hasta que no se sube este documento a la sede electrónica, donde se tramitan los documentos de Erasmus, la formalización de la beca no empieza. Una vez tramitado como correcto, se recibe el 80% de la beca, aunque puede tardar meses en llegar y conviene no depender de ella.

Modificaciones

A veces causa confusión el tener que subir una “modificación” del Learning Agreement y del Acuerdo de Equivalencia. Lo cierto es que, aunque no se vaya a modificar nada, se debe volver a subir el documento para que la sede pueda registrarlo. Recomendamos estar siempre atentos del correo de la universidad en España, pues suelen comunicar cualquier problema con la documentación. Además, conviene verificar que se ha recibido una confirmación en el correo cada vez que se sube documentación.

Documentación post-Erasmus

Certificado de fin de estancia

El mismo procedimiento que con el certificado de llegada. Se tramita al finalizar el periodo de la movilidad (después del 31 de enero, por ejemplo) y es cuando se recibe el 20% restante de la beca.

Transcript of records 

Se trata de un documento que refleja las notas obtenidas en la universidad de destino, y su equivalente en una escala americana. No es inusual encontrar que el país donde se ha ido a estudiar tiene una forma de evaluar distinta a la española: escalas del 1 al 7, del 1 al 20, aprobado o suspenso… Las universidades cuentan con ello y tratan de traducirlo de la forma más justa posible.

¡No ha sido para tanto!

Es posible que en medio del lío a veces a veces te preguntes si vale la pena. Es cansado estar atento a correos electrónicos que mandar, documentos que leer y firmas que conseguir, pero ¡que el papeleo no te quite las ganas!

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